Op de scholen van Voorgezet Onderwijs Best-Oirschot (VOBO) krijgen leerlingen keuzewerktijd. Dat draagt bij aan beter onderwijs, maar zorgt ook voor grote uitdagingen voor roostermakers. Precies de reden waarom de scholengemeenschap startte met de dynamische roosterkoppeling van Magister.

Keuzewerktijd: grote impact op roosters

Het Kempenhorst College in Oirschot en het Heerbeeck College in Best vormen samen Voortgezet Onderwijs Best-Oirschot. Samen bieden de scholen alle lesniveaus, van vmbo tot vwo. In het schooljaar 2020/2021 introduceert de scholengemeenschap keuzewerktijd. Een ingrijpende verandering voor leerlingen en docenten, maar ook zeker voor het onderwijsondersteunend personeel. “Keuzewerktijd betekent dat roosters van leerlingen telkens wijzigen”, vertelt Maartje Marinus-Toussaint, Coördinerend roostermaker bij Voortgezet Onderwijs Best-Oirschot. “Voorheen maakten onze roostermakers voor aanpassingen in het rooster zo’n tien keer per dag een export uit roostersoftware Zermelo en een import naar Magister. Nu we de keuzewerktijdmodule van Zermelo gebruiken, krijgen we ook de beschikking over de dynamische roosterkoppeling tussen Zermelo en Magister. We hoeven roosters dus niet langer herhaaldelijk in te lezen in Magister, dat gaat voortaan automatisch.”

Automatische koppeling van databases

Voortgezet Onderwijs Best-Oirschot zocht vanwege de introductie van keuzewerktijd naar een eenvoudigere manier om roosters te publiceren. “De dynamische roosterkoppeling van Magister is daar ideaal voor”, stelt Marinus-Toussaint. “Dat wist ik al vanuit mijn vorige werk als consultant bij Zermelo. De koppeling met Magister neemt veel handmatig werk uit handen en verkleint zo de kans op fouten.” De implementatie van de koppeling ging vrij soepel. “Dankzij het stappenplan van Magister was dat niet moeilijk. We hebben een cursus gehad over hoe we met de koppeling moeten werken. Ook kregen we opdrachten in een testomgeving. Vervolgens zette Magister de koppeling live. Dat gaat hartstikke eenvoudig, omdat Magister zelf de databases van Zermelo en Magister koppelt. Als gebruiker hoef je daarin niets te doen. Ook dat verkleint de kans op fouten aanzienlijk.” In het begin ervaarde de scholengemeenschap wat opstartproblemen. “Dat had meer te maken met onze interne processen”, legt Marinus-Toussaint uit. “Er waren bijvoorbeeld in Magister wat zaken aangepast, maar die waren niet aan de roostermakers doorgegeven. We hebben nu alle medewerkers meer bewust gemaakt van onze interne processen, zoals het verplicht invullen van een wijzigingsformulier. Daarom verwacht ik volgend schooljaar minder problemen.”

Tijd besparen en discussies voorkomen

Ondanks dat Voortgezet Onderwijs Best-Oirschot pas een half schooljaar met de dynamische roosterkoppeling werkt, ervaren de scholen al meerwaarde. “Het werk van onze roostermakers is nu een stuk minder tijdrovend”, vertelt Marinus-Toussaint. “Ze hoeven niet meerdere malen per dag aanpassingen te importeren in Magister. Dat scheelt enorm veel tijd. Leerlingen schrijven zich in voor vakken via de Zermelo-portal en de inschrijving verschijnt automatisch in het rooster in Magister. De koppeling voorkomt ook discussies. Het kwam namelijk wel eens voor dat er verschillen zaten in de roosters in Zermelo en Magister. Docenten en leerlingen wisten dan niet welk rooster klopte. Dat gebeurt niet meer, omdat onze roostermakers wijzigingen op een plek verwerken en daarna staat overal hetzelfde.”

“Roostermakers hoeven niet meerdere malen per dag aanpassingen te importeren in Magister. Dat scheelt enorm veel tijd.”

Maartje Marinus-Toussaint - Coördinerend roostermaker, Voortgezet Onderwijs Best-Oirschot

Neem er de tijd voor

Voor alle scholen die in de toekomst gebruiken willen maken van de dynamische roosterkoppeling heeft coördinerend roostermaker Maartje Marinus-Toussaint belangrijk advies. “Alle gegevens rondom roosters móeten gesynchroniseerd zijn in zowel Zermelo als Magister, voordat je de koppeling gaat gebruiken”, zegt ze. “Als dat niet het geval is, krijg je nog steeds verwarring over welke informatie in welk systeem klopt. Om ervoor te zorgen dat alle gegevens 1-op-1 overeenkomen, is het handig om aan het begin van een schooljaar de koppeling in gebruik te nemen. Dan heb je vaak die controle al gedaan en weet je dat er weinig wildgroei is. Wij hebben de roosterkoppeling in de meivakantie geïmplementeerd. Dat werkte goed, omdat we toen voldoende tijd hadden om alles te controleren. Dus wat je ook doet: zorg dat alles klopt en neem er vooral de tijd voor.”

Van aanvraag dynamisch roosteren tot en met livegang

Om ook dynamisch roosteren in te voeren op uw school stuurt u een e-mail naar training@magister.nl. Belangrijk is dat u uw schoolorganisatie voorbereid en testdagen inplant. In gemiddeld twee weken nemen we u, na opvolging van de aanvraag, mee door een stappenplan tot en met productie. De testperiode zelf is ongeveer een week. De opbouw van ervaring met de nieuwe koppeling is voor de roostermakers essentieel. Deelname aan een Roosterkoppeling-webinar met een klein aantal deelnemers is daarom een verplicht onderdeel. U hoeft voor de planning van testen en overgang niet persé te kijken naar een periode rondom een vakantie. U kunt namelijk gewoon in de testomgeving alles gereed maken, zonder consequenties voor de dagelijkse praktijk. Het live gaan duurt nauwelijks een paar minuten. Het rooster verdwijnt slechts kort. We hebben inmiddels voldoende ervaring dat er op ieder moment van de actieve schooldag overgegaan kan worden naar de nieuwe koppeling.

Bron: Magister Magazine #3, verschijning half oktober 2020 /rechten voorbehouden aan Iddink Group B.V.