Standaardiseren van mbo-examenproces zorgt voor betere kwaliteitsborging en duidelijkere communicatie


Examinering in goede banen leiden, lijkt eenvoudiger dan het is. Vooral op mbo-scholen zijn de gestelde eisen in het diplomabesluit vrij complex om aan te voldoen. Brenda van Osch, Hoofd onderwijslogistiek & Proceseigenaar examinering bij Onderwijsgroep Tilburg, weet een geschikte oplossing om bij ieder diploma het juiste diplomabesluit te kunnen nemen.

Logistieke proces van examens

Onderwijsgroep Tilburg is een scholengemeenschap bestaande uit zestien mbo-scholen, voortgezet onderwijs en bedrijfsopleidingen. Alle studenten op die scholen en opleidingen moeten examens afleggen. “Als een student een examen moet maken, pakken we niet zomaar een papiertje uit een kast”, legt Van Osch uit. “Daar zit een complete logistieke procedure aan vast. Afhankelijk van of we examens zelf maken of inkopen, moeten getrainde mensen een examen vaststellen. Vervolgens zorgt ons examenbureau voor het veilig gereedmaken van de examenenveloppen voor de afname van de examens. Alles moet volgens de gestelde kaders en wettelijke richtlijnen verlopen. Als wij niet de juiste kwalitatieve examens afnemen, zou dat gevolgen hebben voor het diploma van een student. En dus voor zijn of haar toekomstige werk. De foutmarge is dus nul.”

Alles draait om de studenten

“Het belang van studenten staat altijd voorop”, stelt Van Osch. “Daar hechten we bij Onderwijsgroep Tilburg ontzettend veel waarde aan. We kijken goed naar hoe we een student zo goed mogelijk kunnen opleiden. Daar horen passende examens van goede kwaliteit bij. Wij zijn sterk in het bieden wat studenten nodig hebben, omdat we goed begrijpen wat alle vakgebieden en bijbehorende doelgroepen, zoals bijvoorbeeld een schilder en een kapper, vragen.”

Uitdaging om kwaliteit en procedures te bewaken

Wat zijn de grootste uitdagingen rondom examinering? “De kwaliteit van examens bewaken, is een flinke opgave”, vertelt Van Osch. “Examens moeten overeenkomen met de gestelde eisen uit een kwalificatiedossier. Dat dossier bepaalt de inhoud en het bijbehorende niveau waarop een student iets moet kunnen. De kwalificatie- dossiers veranderen vaak. Ook bestaan er keuzedelen in het mbo. Een kappersstudent kan bijvoorbeeld een keuzedeel Visagie volgen. Die keuzedelen tellen binnenkort ook mee in een diploma. Dat heeft gevolgen voor de examinering. En zo zijn er ieder jaar wel aanpassingen in de diploma-eisen. Dat maakt examinering in het mbo best complex.”

Van Osch: “Daarnaast is het uitdagend om iedereen goed op de hoogte te houden van alle veranderingen. Iedere school heeft een schooldirecteur, een examencoördinator en een examencommissievoorzitter. Zij zorgen ervoor dat alle docenten weten wat er van ze wordt verwacht. Het is mijn taak om die coördinatoren en voorzitters te voorzien van de juiste informatie. Zes keer per jaar hebben we overlegmomenten waarin we kennis delen over de kaders en richtlijnen, zodat iedereen de vereiste gang van zaken volgt.”

Meer controle over examenprocedure

Onderwijsgroep Tilburg besloot de administratie en communicatie rondom examinering grootschalig te verbeteren en vereenvoudigen. “Op de middelbare school konden studenten in Magister hun voortgang inzien”, zegt Van Osch. “Daarom startten we een aantal jaar geleden met ons Studenten Informatie Programma, oftewel STIP. Eduarte was al ons kennisregistratiesysteem voor de studenten. Vanuit STIP implementeerden we extra modules van Eduarte. Inmiddels gebruiken we ook de module Toetsen & Examenlogistiek. Dat gaat ons enorm helpen om procedures te waarborgen en te monitoren op afstand. Het gehele logistieke proces rondom examens loopt nu via Eduarte; van inkopen en inhoudelijk controleren tot het bewaken van examens in een kluisfunctie en alle communicatie over het proces. Dat is echt een groot verschil met onze oude werkwijze in Excel. Dat was heel arbeidsintensief en foutgevoelig. Nu hebben we veel meer controle over de gehele examenprocedure.”

“De basis voor de module Toetsen & Examenlogistiek hebben wij samen met Eduarte gelegd. Daar kunnen veel andere mbo-scholen nu ook profijt van hebben.”

Brenda van Osch - Hoofd onderwijslogistiek & Proceseigenaar examinering bij Onderwijsgroep Tilburg

Perfectioneren van de raketopbouw

Onderwijsgroep Tilburg werkte hard aan het bouwen en perfectioneren van de module, samen met Eduarte. “Het samen bouwen van deze raket, zoals we dat noemen, was voor Eduarte en ons een flinke kluif”, stelt Van Osch. “Deze inrichting zorgt ervoor dat het proces de totstandkoming van de exameninstrumenten tot en met het archiveren van de examens veilig en gestructureerd plaatsvindt. Om de veiligheid te waarborgen zijn ook de autorisaties op basis van een uitgebreide rechtenstructuur zeer precies toegekend. Deze basis voor de module hebben wij samen met Eduarte gelegd. Daar kunnen veel andere mbo-scholen nu ook profijt van hebben.”

Standaardiseren is het sleutelwoord

Welk advies heeft Van Osch voor andere proceseigenaren van examinering? “Standaardiseren”, zegt Van Osch. “Dat is het geheim om te zorgen voor betere kwaliteitsborging. Zowel in procedures als de inrichting van het proces en de communicatie daarover. Dat zorgt voor duidelijkheid en minder fouten intern, maar ook voor helderheid naar studenten toe. Het zorgt er ook voor dat je sneller kan schakelen bij onvoorziene omstandigheden, zoals een coronavirus of een eventuele vereiste uitzonderingssituatie. De module Toetsen & Examenlogistiek van Eduarte is een goede hulp bij die standaardisatie.”

Benieuwd hoe de implementatie van de module Toetsen & Examenlogistiek bij Onderwijsgroep Tilburg en de concrete resultaten? In het artikel Primeur! Onderwijsgroep Tilburg automatiseert beroepsgerichte examinering met Eduarte vertelt Sabine Coumans, extern projectmanager bij Onderwijsgroep Tilburg, daar alles over.