Primeur!

Onderwijsgroep Tilburg automatiseert beroepsgerichte examinering


In twee artikelen vertelt Onderwijsgroep Tilburg over de uitdagingen van examinering op mbo-scholen en hoe de Eduarte-module Toetsen en Examenlogistiek daarbij helpt. In dit artikel komt Sabine Coumans, extern projectmanager, aan het woord over de implementatie van de module en de concrete resultaten. In het volgende artikel vertelt Brenda van Osch, Hoofd onderwijslogistiek & Proceseigenaar examinering, over dé oplossing voor de uitdagingen in het mbo-examenproces.

De module toets- en Examenlogistiek van Eduarte helpt mbo-scholen bij het efficiënt plannen, uitvoeren en verwerken van toetsen en examens. Het gehele logistieke proces rondom een toets, van de constructie tot het plannen en doorgeven van cijfers, vindt in deze tool plaats.

Onderwijsgroep Tilburg is de eerste school die deze module gebruikt voor de beroepsgerichte examinering op het mbo. Het gaat hierbij om de opleidingsspecifieke toetsen die niet landelijk verzorgd worden. De module is juist voor deze toetsen van grote meerwaarde, omdat ze qua inhoud en organisatie enorm uiteenlopen. Er zijn niet alleen verschillende toetsvormen, zoals mondelingen of presentaties, maar ook toetsmomenten die bijvoorbeeld langdurig zijn, omdat studenten een dossier maken over een aantal maanden. Die variatie maakt het lastig om dit proces goed te automatiseren. De module Toets- en Examenlogistiek in Eduarte maakt dit mogelijk.

“Dankzij die strakke borging kunnen we met de module makkelijk voldoen aan de eisen die de onderwijsinspectie stelt aan toetsing”, vertelt Coumans. “Maar toch is de software nog niet zó extreem dichtgetimmerd dat de gebruiksvriendelijkheid eronder lijdt.”

Gebruiksvriendelijk en toch geborgd

Toetsing en examinering is een hot topic omdat er veel bij komt kijken. Het is bijvoorbeeld heel belangrijk dat de beveiliging goed is en dat duidelijk is wie welke aanpassingen heeft gedaan. En bij constructie van een toets moet een examencoördinator precies kunnen achterhalen wie de toets heeft gemaakt. Sabine Coumans, extern projectmanager vanuit KWD Resultaatmanagement bij Onderwijsgroep Tilburg: “Met deze Eduarte-module krijg je als examencoördinator controle over de toetsconstructie, doordat alleen de aangewezen rollen wijzigingen kunnen doorvoeren. Zo weet je precies wie er verantwoordelijk is voor (de inhoud van) een toets.”

“Dankzij die strakke borging kunnen we met de module makkelijk voldoen aan de eisen die de onderwijsinspectie stelt aan toetsing”, vertelt Coumans. “Maar toch is de software nog niet zó extreem dichtgetimmerd dat de gebruiksvriendelijkheid eronder lijdt.”

Onderwijsgroep Tilburg (OGT) is een scholengroep die bestaat uit zestien scholen met ieder eigen docenten en een eigen directeur. Op scholengroepniveau zet het bestuur de grote lijnen uit en zijn er scholengroepbrede proceseigenaren voor overkoepelende domeinen, zoals Toets- en Examenlogistiek.

Hetzelfde werk, maar dan efficiënter

De module Toets- en Examenlogistiek ondersteunt het constructieproces van toetsen, maar ook alles wat daarna gebeurt: de toets wordt gepland en in de agenda van zowel de docent als student gezet. Je kunt gepersonaliseerd printen zodat de afdrukken worden afgestemd op leerling en klas. En presentie en proces-verbalen kunnen digitaal worden ingevoerd en verwerkt.

“Dat scheelt een hoop papierwerk”, legt Coumans uit. “Als je een toets aan een klas met dertig leerlingen koppelt en ze ook allemaal een enquête wilt laten invullen, dan krijg je precies dertig toetsen en enquêtes, allemaal gepersonaliseerd per leerling.”

De hoeveelheid werk rondom het examineringsproces blijft hetzelfde met de module, maar de projectmanager vertelt dat het wel efficiënter wordt: “Je voert alles direct in het systeem in. Daardoor hoef je minder stappen te doorlopen en blijft er minder papierwerk over.” De hoeveelheid handmatig werk en papierwerk vermindert dus enorm. “Maar het examineringsproces blijft arbeidsintensief, omdat het nu eenmaal maatwerk is.”

Transparantie en borging bieden inzicht

Coumans: “Het grootste voordeel is dat alle informatie nu in één systeem staat en dat alle stappen daarmee transparant en geborgd zijn. Je kunt in realtime zien wat de status van een toets is, van constructie tot vaststelling. Zo kun je processen veel beter monitoren. Is iemand er misschien nog niet mee begonnen? Zijn er examens die een examencoördinator nog niet heeft toebedeeld? Zo levert de module Toets- en Examenlogistiek ook veel informatie op die je voorheen niet had.”

Naast de toetsplanning geeft de module ook direct inzicht in de status van zaken als cijfer- en presentieregistratie. “Voorheen werd dit ook wel geregistreerd, maar ging dit op papier via allerlei loketjes. De informatie wordt nu direct ingevoerd in het systeem, waardoor je sneller en eenvoudiger inzicht hebt,” vertelt Sabine. “Dit was een belangrijke stap voor de OGT. Nu we dingen beter borgen en vastleggen in het systeem, krijg je een soort basishygiëne waar je weer verder op kunt voortborduren.”

Pioniersrol leidt tot gewenste resultaat

“Omdat wij in 2017 de eerste mbo-school waren die deze module in gebruik nam voor beroepsgerichte examinering moest er nog veel ontwikkeld worden. In de afgelopen twee jaar hebben we samen met Eduarte hard gewerkt om ervoor te zorgen dat ook de beroepsgerichte toetsing geregeld kon worden. In het begin was het een uitdagend project dat vooral veel vragen opleverde. Zowel voor OGT als voor Eduarte. Daardoor hadden we een wat moeizame start. Maar uiteindelijk kijken we terug op een positieve en constructieve samenwerking en zijn we blij met het resultaat.”

Nu de module Toets- en Examenlogistiek live is, kijkt OGT vooruit: “We willen meer doen met de inzichten die we uit het systeem halen. Daar willen we proactief op kunnen sturen, in plaats van achteraf op reageren. Ook kijken we uit naar verdere digitalisering van bijvoorbeeld de archivering of het afnemen van digitale examens.”

Coumans moedigt andere scholen aan om dezelfde stap te maken: “Misschien zijn scholen wat huiverig voor de overstap. Het is ook een omvangrijk thema, maar het brengt ons zo veel inzicht, controle en transparantie. Dat is al het werk meer dan waard. Deze module is echt een digitaliseringsstap die je moet nemen om je bedrijfsvoering verder te verbeteren. We nodigen iedereen van harte uit om eens te komen kijken naar hoe wij met de module werken.”

Wat zijn de grootste uitdagingen rondom examinering op mbo-scholen? En hoe helpt de module Toetsen en Examenlogistiek daarbij? In het artikel Standaardiseren van mbo-examenproces zorgt voor betere kwaliteitsborging en duidelijkere communicatie gaat Brenda van Osch, Hoofd onderwijslogistiek & Proceseigenaar examinering bij Onderwijsgroep Tilburg, daar dieper op in.