Arcus College en ROC Leeuwenborgh smelten samen in Eduarte

Soepele start VISTA college na geslaagde fusie onderwijsinformatie-systemen


Op 1 augustus 2019 fuseerden Arcus College en ROC Leeuwenborgh tot het VISTA college. Door de fusie ontstond een gloednieuwe mbo onderwijsinstelling met twaalf vestigingen in Zuid-Limburg, 1.700 medewerkers en ruim 17.000 studenten. Beide ROC’s werkten met onderwijsinformatiesysteem Eduarte. In nauwe samenwerking met Iddink Group voegden de instellingen hun systemen in recordtempo samen tot één nieuwe omgeving. De belangrijkste succesfactoren? Vertrouwen en partnership.

De fusie tussen twee onderwijsinstellingen is geen sinecure. Processen moeten op elkaar afgestemd worden en administraties geïntegreerd. Er komt een nieuwe organisatie met nieuwe teams en nieuwe afspraken. Het verbindende fundament onder zo’n fusie zijn de onderliggende IT-systemen, waaronder het onderwijsinformatiesysteem.

Thom Leblanc en Frans Hoofwijk waren nauw betrokken bij de bestuurlijke, juridische en institutionele fusie van beide instellingen, Arcus College en ROC Leeuwenborgh. Als programmamanager keek Leblanc met een overkoepelende blik naar verschillende fusie-aspecten. Hoofwijk was als projectmanager verantwoordelijk voor de daadwerkelijke integratie van de twee digitale Eduarte-omgevingen. Het was niet de eerste keer dat beide scholen met dit bijltje hakten. Beide instellingen voegden in 2017 hun techniekopleidingen al samen.


Deadline: 1 augustus 2019

In de meest ideale situatie, erkennen Hoofwijk en Leblanc, start een fusietraject met een grondig herontwerp van alle processen en het formuleren van een gezamenlijke onderwijsvisie. De IT-omgeving zou die visie vervolgens moeten reflecteren. Daar was echter geen tijd voor. Op 1 augustus 2019 moest alles afgerond zijn zodat het VISTA college bij de start van het nieuwe studiejaar volledig startklaar zou zijn. In de zomer van 2018, nog voordat de minister formeel akkoord had gegeven op de fusieplannen, gingen beide onderwijsinstellingen achter de schermen al aan de slag met het voorbereiden van hun fysieke en digitale fusie.

Ondanks de overduidelijke voordelen van een volledige digitale fusie, speelden beide scholen een hele tijd met het idee om elk met hun eigen Eduarte-omgeving te blijven werken. Hoewel het besluit al in de zomer van 2018 door de Raad van Bestuur was genomen werd dat idee pas in februari 2019 definitief geparkeerd. Thom Leblanc: “Door niet met één systeem te werken, zou je losse instellingen houden. Door één omgeving neer te zetten, creëer je een fundament. Als je dat hebt staan, kun je gaan groeien.” Frans Hoofwijk vult aan: “Als we met twee interfaces waren blijven werken, was ons beheer dubbel zo groot en zou de integratie veel lastiger worden. We wilden bovendien via één interface data uit kunnen wisselen met het Basisregister Instellingen en het Basisregister Onderwijs.”

“De gedachte dat je een systeem in de cloud ‘even’ aan kunt zetten, leeft nog altijd bij veel mensen. Net zoals het idee dat je de stekker er bij de ene leverancier uit kunt trekken om die er weer bij een andere leverancier in te steken. Zo werkt het niet.”

Frans Hoofwijk projectmanager

Het beste en snelste alternatief was het samensmelten van de twee bestaande systemen door de data uit de omgeving van de één over te hevelen naar de systematiek en inrichting van de ander.

Forse game changer

Toen de definitieve richting - één enkel systeem voor het VISTA college - helder was, ging het team om tafel met Iddink Group. Hoofwijk: “We wilden profiteren van hun kennis. Waar moeten we rekening mee houden? Hoe kunnen we profiteren van eerdere ervaringen met vergelijkbare projecten in Leiden en Rotterdam? Welke expertise kunnen we zelf inbrengen? Met welke consultants gaan we werken? En - heel belangrijk - hoe nemen we de gebruikers mee in dit traject?”

Hoofwijk en Leblanc wilden hun nieuwe systeem het liefst from scratch bouwen. Al tijdens de eerste gesprekken met Iddink Group bleek dat geen haalbare kaart. “De consultants gaven meteen aan dat we daar niet genoeg tijd voor hadden”, zegt Hoofwijk. “Dat was voor ons een forse game changer, eerlijk gezegd hadden we daar niet op gerekend.” Het beste en snelste alternatief was het samensmelten van de twee bestaande systemen door de data uit de omgeving van de één over te hevelen naar de systematiek en inrichting van de ander.

Wat Hoofwijk en Leblanc merkten, is dat veel mensen niet zagen hoe complex zo’n project is. Hoofwijk: “De aandacht bij een fusie gaat, heel begrijpelijk, uit naar mensen en de gebouwen. De gedachte dat je een systeem in de cloud ‘even’ aan kunt zetten, leeft nog altijd bij veel mensen. Net zoals het idee dat je de stekker er bij de ene leverancier uit kunt trekken om die er weer bij een andere leverancier in te steken. Zo werkt het niet.”

De Eduarte-omgevingen van Arcus College en ROC Leeuwenborgh waren aan de voorkant vergelijkbaar, maar aan de achterkant zeker niet. Leeuwenborgh had Eduarte nog maar een paar jaar in gebruik. Arcus daarentegen was een early adopter en werkte al jaren met het systeem. Daardoor verschilde de inrichting van beide systemen behoorlijk.

Om beide systemen soepel te integreren, riepen de ROC’s een projectteam in het leven met mensen van Iddink Group en beide instellingen. Hoofwijk: “Het is zaak om te kijken hoe de databases opgebouwd zijn en te bepalen hoe je de informatie van het ene systeem in het andere laat landen. Dat is een ontzettend complexe materie. Daarom stelden we eerst een mappingdocument op. In zo’n document geef je precies aan hoe de informatie uit het ene systeem terug moet komen in het andere. Daarnaast maakten we een draaiboek. Het mappingdocument en het draaiboek vormden de bijbel van de conversie.”

“Het is zaak om te kijken hoe de databases opgebouwd zijn en te bepalen hoe je de informatie van het ene systeem in het andere laat landen.”

Frans Hoofwijk

projectmanager


Iteratief proces

Het mappen vindt plaats in een testomgeving waarin exacte kopieën van beide systemen draaien. Het is een iteratief proces dat bestaat uit testen, aanpassen en weer testen. Leblanc: “Op een goed moment wordt de situatie bevroren en treedt het draaiboek in werking.” Onderdeel van het draaiboek waren bijeenkomsten met gebruikers. Op basis van de uitkomsten van die sessies kon het team de laatste plooien gladstrijken. Daarna was de weg vrij om volledig over te gaan op de nieuwe omgeving.

Leblanc, Hoofwijk en hun projectcollega’s zorgden ervoor dat het nieuwe systeem goed in de organisatie landde. “Zo’n verandertraject is véél meer dan een knoppencursus. De organisatie werkt enorm proces-georiënteerd. Daarom is het belangrijk dat je mensen ervan overtuigt om écht de processen te volgen. Je moet ze laten begrijpen waarom dat zo belangrijk is. Vervolgens moet je ook ruimte voor verbetering geven. Wacht daar niet te lang mee. We zijn daar op dit moment nog druk mee bezig. Gelukkig horen we veel positieve geluiden.”

“We hebben het écht samen gedaan.”

Thom Leblanc

programmamanager


Zorg voor het fundament

Leblanc kijkt met plezier terug op het project. Wat zou hij andere organisaties aanraden die voor een vergelijkbare uitdaging staan? “Bij ons ontbrak het fundament”, erkent hij. “Ik zou andere organisaties gunnen dat ze eerst kunnen zorgen voor een heldere enterprise architectuur en informatie-architectuur, voordat ze hun systemen samenvoegen. Starten met het leerlingvolgsysteem is niet de meest voor de hand liggende keuze. Anderzijds, veel keus hadden we niet. Gegeven de omstandigheden had er niet veel anders kunnen gebeuren en hebben we het samen met Iddink Group goed gedaan.”


Kwaliteit begint met partnership

De kwaliteit van een project valt en staat met partnership, beamen Leblanc en Hoofwijk. Leblanc: “Ik hecht aan deskundigheid, aan mensen die weten waar ze het over hebben. Het begint met de juiste consultants. Mensen met de juiste competenties. Daarom waren wij heel blij met het team consultants en de projectleider van Iddink Group die de mogelijkheid hadden om dingen geregeld te krijgen. Als leverancier moet je goede voelsprieten hebben om te zien wat de volwassenheidsgraad is van de organisatie aan wie je diensten levert. Is het een organisatie die wat bij de hand genomen moet worden, dan moet je dat vooral doen. Als consultant moet je weten wat je los kunt laten en wat zeker niet.”

“Ik hecht aan deskundigheid, aan mensen die weten waar ze het over hebben.”

Thom Leblanc

programmamanager

Iddink Group beloofde partnership bij aanvang van het project. Dat was geen loze belofte, benadrukt Leblanc. “We hebben dat partnership écht ervaren. Dat zie je met name aan de oplossingsbereidheid van Iddink Group. Natuurlijk gaan er in zo’n ingewikkeld proces ook dingen mis. Echter, men gaat dan niet zoeken naar de schuldige, maar gaat direct op zoek naar een oplossing. Toen ik op vrijdagochtend 2 augustus om 09.00 uur de ‘go’ zou geven op een belangrijk deel van het project, ging er iets mis. Opeens bleek er een enorme bult werk te liggen die tóch nog gedaan moest worden. Op vrijdagmiddag kon ik om 15.00 uur alsnog mijn ‘go’ geven. Enerzijds omdat wij aan onze kant met z’n allen hier de handen uit de mouwen gestoken hadden, maar anderzijds ook omdat Iddink Group op de achtergrond allerlei troepen geactiveerd had. Deze manier van werken zagen we gedurende het gehele traject. Doemden er problemen op, bijvoorbeeld over het koppelen met BRON en BRIN, dan konden we rechtstreeks schakelen met de technische mensen van Iddink Group. Zij hebben veel verstand van dat soort koppelingen. We hebben het écht samen gedaan.”

Aan de lopende band groene vinkjes zetten

"Een uitdagend traject met een intensieve samenwerking tussen leverancier en klant, zo zou ik het conversietraject bij VISTA willen beschrijven."

"We begonnen al meteen met een forse uitdaging in de gestelde doelstellingen in oktober 2018. Een jaar lijkt meer dan voldoende om twee Eduartes samen te voegen. Het blijkt toch elke keer weer flink aanpoten om dat waar te maken. Nadat hierover door VISTA (soms pijnlijke) knopen werden doorgehakt, gingen we voortvarend aan de slag."

"Technisch was dit traject de vuurdoop voor Data eXcellence, omdat zij deze conversie technisch ontwikkelden. De conversie-specialisten hebben hierbij enorm veel werk verzet door zich in korte tijd zowel de applicatie als de database eigen te maken en daarmee een mooie conversie te bouwen. Ondertussen werkte functioneel beheer van VISTA zich een slag in de rondte om de vertaaltabellen te vullen, zich de mapping eigen te maken en het draaiboek kritisch te bekijken. Met goed gevolg, want tijdens de livegang wist iedereen wat er van hem of haar verwacht werd, en konden we aan de lopende band groene vinkjes zetten bij de uit te voeren taken."

"We hebben in dit traject veel gevraagd van VISTA, zowel qua tijd, energie als denkkracht. Maar ik heb ervan genoten om op inhoudelijk en uitdagend niveau met onze klanten dit traject te begeleiden."

Gerben Evink Consultant Eduarte

Een complex maar soepel lopend proces

“Voor mij een bijzondere ervaring om op een rijdende trein te springen, vlak voordat hij het station binnenrijdt. Twee maanden vóór livegang nam ik het stokje over van een vertrekkende Iddink-collega. Ik moest me snel Eduarte en het draaiboek eigen maken. Het team was heel geduldig in het beantwoorden van al mijn vragen. Dat hielp me enorm. Toptijd was de periode dat we fulltime in Heerlen bij elkaar zaten (medewerkers van VISTA en Iddink Group) en alle activiteiten - voorbereiding, conversie, nabewerking, testen - op dag- en uurbasis volbrachten. Met open lijntjes naar het datamigratieteam van Data eXcellence in Groningen en de Eduarte DBA’s in Amersfoort. Een intensieve periode waarin we met humor en creativiteit alle noodzakelijke stappen zetten om een beheerste migratie succesvol te voltooien.

Wat ik meeneem naar een volgend project? Het loont de moeite om alles minutieus voor te bereiden, goed uit te schrijven en het draaiboek met alle betrokkenen uitgebreid door te nemen. Daar hebben de consultants samen met VISTA college ongelooflijk veel werk in gestopt. Dat heeft veel bijgedragen aan het succes van de conversie/migratie. Iedereen wist wie wat wanneer moest doen en begreep dat ook van elkaar.

Daarnaast hadden we een vast dagritueel tijdens livegang: 's ochtends een gezamenlijk checkpoint (Wat gaan we doen vandaag?), 's middags samen lunchen en aan het eind van de dag met zijn allen 'afstrepen' wat klaar was. Dat hielp ons op koers te blijven, tussentijdse successen te vieren én de stuurgroep goed en tijdig te informeren. Een complex, maar soepel lopend proces door uitstekende voorbereiding van vakmensen aan beide kanten en transparante communicatie. Een prima start van mijn tijd bij Iddink Group.”

Helen Derksen Project Manager

Dit artikel hoort bij de serie onderwijslogistiek. Lees ook deze artikelen.