Omdat we weten hoe belangrijk een juiste bekostiging voor scholen is, bieden we u de 5 belangrijkste aandachtspunten voor de uitwisseling met het Register Onderwijsdeelnemers (ROD) van DUO (nu nog BRON genaamd).

Aandachtspunt 1: Identificatie

  • Zorg dat de PGN-status gevalideerd is. De aanmelding kan pas na een gevalideerde PGN-status op ‘definitief’ worden gezet.
  • Staat de aanmelding op voorlopig? Dan is wel plaatsing in klas, rooster en cijfers invoeren mogelijk, maar er wordt geen inschrijfbericht naar ROD verzonden. En geen inschrijfbericht is ook geen bekostiging!
  • De aanmelding status ‘definitief’ zetten, doet u via Leerlingen > Collectieve aanmeldingsacties.

Aandachtspunt 2: Bekostiging inschrijving

  • In ‘Leerlingen - overzicht’ staat het vinkje te bekostigen standaard aan. Zet deze alleen uit indien u echt zeker weet dat de betreffende leerling niet voor bekostiging in aanmerking komt. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als uw accountant constateerde dat de leerling meer dan 50% afwezig is geweest vanaf begin schooljaar tot 1 oktober.
  • Check in elk bekostigingsbericht dat u terugkrijgt van DUO of de bekostigingsstatus in het bericht overeenkomt met wat in Magister staat. Indien er verschillen zijn met uw inschrijvingsbericht, neemt u actie. Er zijn 3 statussen ‘goedgekeurd’, ‘goedgekeurd met signaal’ en ‘afgekeurd’.
  • Het verwijderen van resultaten (na bijv. verwijderen aanmelding) heeft geen invloed op de bekostiging. Tip: Voorzie ‘zwevende leerlingen’ van een aanmelding of schrijf ze uit.

Aandachtspunt 3: Meldingen

  • In het ‘Meldingenoverzicht’ ziet u de status van de afhandeling van alle berichten (indien er niet is gefilterd op soorten berichten). Dit overzicht is uw werklijstje. U hoeft alleen ‘niet verwerkt’ aan te klikken. Is het scherm volledig leeg, dan zijn er geen berichten meer met de status ‘niet verwerkt’.
  • ‘Response ontvangen’ is een antwoord bericht van DUO. DUO heeft een koppeling met het BRP. Er kunnen verschillen zitten tussen de gegevens die in Magister staan en die bij DUO bekend zijn. Met het registratieoverzicht (RO) ziet u direct alle verschillen in de uitwisseling. Voor oranje en rode meldingen neemt u altijd extra actie(s).
  • Welke actie neemt u bij ‘Overige meldingen’: o Automatisch verwerkt: komt alleen voor bij goedgekeurde berichten zonder signalen. o Niet meer actueel: komt alleen voor bij berichten waarvoor van hetzelfde soort een nieuw bericht is verstuurd of ontvangen. o Verwerkt: komt alleen voor als een niet verwerkt bericht handmatig op verwerkt is gezet.
  • Let op: Het scherm laat alleen de berichten zien van het schooljaar waarop is gefilterd, dus de berichten die in 2021-2022 zijn verstuurd staan hier niet.

Aandachtspunt 4: Afhandeling niet verwerkte berichten (afgekeurde berichten)

  • Maak altijd een wijziging bij een afgekeurd bericht, zodat deze alsnog goedgekeurd kan worden.
  • Op de detailkaart ‘Externe gegevens’ worden verschillen in rood aangegeven. Deze kunnen worden overgenomen. Bekijk de verschillen goed en beoordeel of het gewenst of noodzakelijk aangepast moet worden in Magister.
  • Bekijk per leerling waardoor de afkeuring of het signaal komt. E.e.a. aanpassen zorgt voor een nieuw bericht naar DUO, waardoor de afkeuring of het signaal opgelost kan worden.

Aandachtspunt 5: RO vs. OBO

  • Het Registratie Overzicht (RO) bevat meer velden dan de OBO. Vraag de RO aan via Mijn DUO, het staat de volgende werkdag klaar via Mijn DUO.
  • Let op de naamgeving bij ‘RO DUO importeren’ en een ‘RO Magister maken’. Zorg dat deze gelijk is, bijv. RO DUO 14-09-2021 en RO Magister 14-09-2021.
  • De vergelijking moet ook een naam krijgen, doe dit op dezelfde manier.
  • Hak het overzicht in stukjes via filters, zo ziet u makkelijker waar u mee bezig bent.

Onze gouden tip

Gebruik het kwaliteitscontrolebestand (KWC) van DUO om wekelijks uw administratie te controleren en corrigeren. Hiermee bent u altijd actueel. Het KWC is elke maandag te downloaden via Mijn DUO.

Meekijken met tips in het webinar Bekostiging VO in Magister

Op 9 september behandelen we in dit webinar nog meer praktische tips over de meest voorkomende knelpunten op scholen. Voorkennis van hoe de uitwisseling met DUO ongeveer gaat, is aan te raden. In het webinar van een klein uurtje is namelijk niet voldoende tijd om vanaf punt nul alle schermen uit te leggen. Daarvoor is de training [link naar pagina training]

U kunt tijdens het webinar natuurlijk vragen stellen aan onze experts. Naderhand ontvangt u de behandelde FAQ en de presentatie van de behandelde tips.