De trainers van Magister helpen scholen om álles uit Magister te halen. Een van de meest populaire trainingen draait om het thema bekostiging. Tijdens die (online) training leren deelnemers precies hoe ze Magister in kunnen zetten om de jaarlijkse bekostigingscyclus soepel en foutloos te laten verlopen. “Scholen beseffen zich niet altijd dat Magister nauw samenhangt met hun inkomsten”, zegt trainer en adviseur Aline van Weert. “Dat besef komt pas als er iets niet goed gaat.”

Veel mensen beschouwen Magister als een praktisch systeem waarin alles rondom leerlingen geregeld en geadministreerd kan worden. "Welke verwevenheid die gegevens in Magister met de systemen van DUO hebben, is niet voor iedereen even inzichtelijk, vertelt Aline. De vaststelling van de leerlingenbekostiging gebeurt door DUO op basis van de informatie aanwezig in hun registers. Die informatie komt dus uit Magister. Als scholen bepaalde zaken niet helemaal goed registreren, heeft dat direct invloed op de bekostiging die die school ontvangt."

Grote gevolgen

Hele kleine vergissingen kunnen dan al snel grote gevolgen hebben. Zo kan een school ervoor kiezen om leerlingen in Magister voorlopig of definitief in te schrijven. Leerlingen met een voorlopige aanmeldingsstatus worden niet meegenomen in de leerlingentelling per 1 oktober op basis waarvan DUO de hoogte van de bekostiging vaststelt. “Voor een reguliere leerling staat gemiddeld 8.200 euro*”, zegt Aline. “Ik heb weleens meegemaakt dat een school driehonderd leerlingen op voorlopig had staan. Dat is ruim 2,4 miljoen euro voorlopige bekostiging waar je recht op hebt, maar waar je de eerste maanden van het kalenderjaar niets van ontvangt. Uiteindelijk wordt het wel rechtgetrokken, maar dan ben je minimaal een half jaar verder.”

*Bron: OCW bekostiging gemiddeld: Overheidsfinanciering onderwijs

Bij iedere naam een groen vinkje

Magister organiseert zowel korte, bondige webinars als uitgebreide fysieke en digitale trainingen rondom het onderwerp bekostiging. De trainingen gaan dieper op de materie in dan de webinars. Bovendien bieden de fysieke trainingen veel ruimte aan de deelnemers voor het uitwisselen van ervaringen.

Na de (online) training ‘BRON VO Koppeling bekostiging’ weten de deelnemers precies waar ze op moeten letten en hoe ze het bekostigingsproces soepel kunnen ondersteunen. Wat cursisten vooral leren, is hoe ze diverse cruciale schermen in Magister op de juiste manier kunnen interpreteren. Aline: “Wanneer de school een leerling invoert in Magister, gaat er al automatisch een identificatiebericht naar DUO met alle relevante informatie. Soms keurt DUO zo’n identificatie niet goed, bijvoorbeeld omdat het BSN-nummer niet klopt of omdat het geslacht fout ingevoerd is endergelijke. Via Magister meldt DUO dat soort fouten terug. Maar er wordt nog veel meer teruggemeld. Naast identificatieberichten heb je inschrijfberichten, resultaatberichten, in- en uitschrijfbewijzen, etcetera. In totaal ontvangen scholen negen verschillende soorten berichten.

In Magister komen die berichten allemaal samen in één scherm. Het scherm laat per leerling zien wat de status is. Als er iets niet klopt, geeft Magister aan wat er aan de hand is. Dat overzicht met al die berichtjes is heel informatief, maar kan tegelijkertijd heel overweldigend zijn. Tijdens onze training leren deelnemers precies hoe ze met dat overzichtsscherm om moeten gaan en hoe ze er stap voor stap voor zorgen dat bij elke naam een groen vinkje komt te staan.”

Gegevens vergelijken

Cursisten leren ook hoe ze het registratieoverzicht (RO) en het Overzicht BRON Onderzoek (OBO) van DUO kunnen vergelijken met de gegevens in Magister. “Je inschrijvingen in Magister en de inschrijvingen bij DUO moeten gelijk zijn. Toch komt het voor dat er verschillen zijn. Daarom kun je die gegevens van DUO importeren in Magister en een vergelijking maken met je eigen administratie. Eventuele fouten kun je vervolgens rechtzetten. Ook voor deze vergelijking heeft Magister een scherm. Ik leer mijn cursisten hoe ze zo’n overzicht in kleinere stukjes op kunnen breken en stap voor stap alles wat rood is op kunnen lossen.” Ook voor de accountantscontrole is een dergelijke vergelijking nodig. De trainers van Magister merken steeds meer op scholen dat als het bekostigingsproces integraal door alle disciplines in de school wordt uitgevoerd, het proces soepeler verloopt. Deze scholen zien het als een proces van iedereen, ook van de directie, finance en de controller.

Volg een (online) bekostigingstraining

Wilt u het bekostigingsproces soepel kunnen ondersteunen met Magister? Op 20 september vinden er twee online trainingen van 3 uur plaats waarin alle aspecten van de jaarlijkse bekostigingscyclus aan bod komen. Wilt u een van deze trainingen bijwonen? Meldt u dan vandaag nog aan. Het aantal beschikbare plaatsen is beperkt.

BRON VO Koppeling bekostiging - 20 september, 9:15 uur BRON VO Koppeling bekostiging - 20 september, 13:15 uur