Uw VO-school wordt bekostigd door de Rijksoverheid. Een belangrijk onderdeel van deze bekostiging is de basisbekostiging. Maar welke stappen moet u zetten en waar moeten u op letten? We zetten deze jaarlijkse cyclus stap voor stap voor u uiteen.

Oktober – telling en terugmelding

De basisbekostiging is voor een groot deel afhankelijk van de jaarlijkse leerlingentelling door DUO per 1 oktober. Op basis van deze leerlingentelling worden dan met normbedragen de delen van de basisbekostiging bepaald die leerling afhankelijk zijn. Daarbij zijn ook de soort opleiding en het leerjaar van belang.

Zorg dat uw administratie op orde is. Het bekostigingsjaar volgt de kalenderjaren en loopt van 1 januari tot en met 31 december. Voor de basisbekostiging wordt de leerlingentelling op 1 oktober van het voorafgaande kalenderjaar toepast. Dus op 1 januari 2022 wordt de bekostiging mede vastgesteld op basis van het aantal leerlingen op 1 oktober 2021.

Het is daarom van essentieel belang dat de leerlingentelling per 1 oktober uitgaat van de juiste gegevens. Het aantal leerlingen en de opleidingsinformatie moeten kloppen. Iedere leerling vertegenwoordigt immers een aanzienlijk bedrag aan bekostiging voor uw school. Het is dan ook zaak dat uw administratie goed op orde is.

Snel nadat de leerlingentelling heeft plaatsgevonden stelt DUO de Terugmelding bekostigingsgrondslagen (TBG) en Terugmelding bekostigingsgrondslagen individueel (TBG-I) digitaal beschikbaar. De TBG-I bestaat uit alle inschrijvingen op individueel niveau die van belang zijn voor het aangevraagde bekostigingsjaar. U kunt deze bestanden bij DUO ophalen. De TBG staat op duo.nl en TBG-I staat op mijnduo.nl. Vervolgens kunt de TBG-I’s in Magister importeren.

December – zicht op de voorlopige bekostiging

Voorafgaand aan het bekostigingsjaar ontvangt iedere school in de maand december het overzicht financiële beschikkingen (Ofb). Dit overzicht bevat de voorlopig vastgestelde beschikkingen voor de bekostiging met betrekking tot het komende bekostigingsjaar. Het is van groot belang dat u dit overzicht goed controleert. Op basis van dit overzicht ontvangt u in het bekostigingsjaar immers maandelijks uw bekostiging. Tenzij er zeer zwaarwegende argumenten zijn, zal de vastgestelde voorlopige bekostiging pas na 1 juli van het bekostigingsjaar worden herrekend nadat DUO het assurance-rapport en de definitieve bekostiging vaststelt.

Januari t/m juni – accountantscontrole

De voorlopige bekostiging kan alleen definitief worden vastgesteld indien u vóór 1 juli het zogenaamde assurance-rapport aan DUO aanlevert. Dit rapport wordt door uw instellingsaccountant verstrekt naar aanleiding van het onderzoek Basisregisteronderwijs.

OBO opvragen en steekproef uitvoeren Uw accountant dient op basis van de omvang van uw school een representatieve steekproef vast te stellen. Vervolgens zullen de in de steekproef opgenomen leerlingen worden gecontroleerd. Hiervoor gebruikt uw accountant het ‘Overzicht Basisregisteronderwijs Onderzoek (OBO)’. In het OBO staat alle informatie die bij DUO bekend is en van belang is voor de bekostiging. Met het OBO kan de accountant controleren of de gegevens in Magister en in het Register Onderwijsdeelnemers (ROD). Het ROD is de nieuwe naam voor het Basisregister Onderwijs (BRON) overeenkomen. U vraagt het OBO op in Mijn DUO. Na aanvraag staat het de volgende werkdag klaar in Mijn DUO.

Mutaties doorvoeren Het is mogelijk om het OBO-bestand dat u van DUO ontvangt in Magister te importeren en te vergelijken met de stand van Magister. Zo kunt u snel en eenvoudig vaststellen of, en zo ja welke verschillen er zijn tussen Magister en het ROD. Het ROD is de nieuwe naam voor het voor u bekende Basisregister Onderwijs (BRON). Indien uw accountant constateert dat er verschillen zijn tussen het OBO en Magister, of dat er onjuiste gegevens zijn vastgelegd in Magister, dan moeten er mutaties worden uitgevoerd om het geheel weer kloppend te maken. Deze mutaties kunt u vanuit Magister aanleveren bij DUO.

Opnieuw OBO aanvragen Na het doorvoeren van alle gevraagde mutaties moet u opnieuw het Overzicht Basisregisteronderwijs Onderzoek opvragen. Naast dit bestand krijgt u ook een lijst met verschillen tussen het nieuwe en vorige OBO. Uw instellingsaccountant stelt vast dat de mutaties juist en volledig zijn doorgevoerd en keurt het nieuwe OBO goed. Deze goedkeuring wordt geleverd in de vorm van een assurance-rapport bij het OBO. Het assurance-rapport vermeldt welk OBO (van welke datum) is gebruikt.

Juli – bekostiging definitief

Heeft u alles tijdig aangeleverd? Dan ontvangt u de definitieve Terugmelding bekostigingsgrondslagen (TBG), de Terugmelding bekostigingsgrondslagen individueel (TBG-I) en uw definitieve bekostiging.

In de onderstaande tijdslijn zijn de belangrijke in de jaarlijkse bekostigingscyclus weergegeven. U kunt het totale overzicht (incl. betalingsmomenten) terugvinden en uitprinten via onderstaande knop.

Noot: In het overzicht staan de formele teldata vermeld. In de regel zal DUO na de 15e van de maand waarin een teldatum is een telling doen met als peildatum de teldatum. Dit houdt dus in dat mutaties tussen de teldatum en het moment dat DUO de telling uitvoert, meegaan in de telling.

Belangrijke data jaarlijkse bekostigingscyclus DUO

Benodigde acties in Magister t.b.v. bekostigingscyclus

Aanvullende nieuwkomersbekostiging

Naast de basisbekostiging zijn er diverse aanvullende bekostiging regelingen voor het voortgezet onderwijs. De nieuwkomersbekostiging lichten we kort uit. In afwijking op de basisbekostiging, kent deze nieuwkomersbekostiging namelijk 4 peildata. Deze zijn 1 januari, 1 april, 1 juli en 1 oktober. Voor leerlingen die op deze peildata voldoen aan de criteria voor een nieuwkomer ontvangt u in het kwartaal horende bij de peildatum de aanvullende bekostiging. Het is dus voor de aanvullende bekostiging voor nieuwkomers belangrijk om ieder kwartaal op de peildatum de registratie in het register onderwijsdeelnemers (ROD) op orde te hebben.