Eind vorig jaar werd duidelijk dat de examinering in 2021 heel anders zou verlopen dan normaal. Achter de schermen werden alle zeilen bijgezet om de registers en systemen voor te bereiden op de nieuwe situatie. Dat dit gelukt is, is onder meer te danken aan de voortdurende afstemming tussen Magister en DUO.
In 2021 krijgen leerlingen ruimere mogelijkheden om het examen af te leggen. Zo mogen leerlingen hun examen spreiden over 2 tijdvakken en hebben eindexamenleerlingen recht op een extra herkansing. Daarnaast mogen ze één vak, niet zijnde een kernvak, niet mee laten tellen voor de uitslagbepaling. Voor het VMBO gelden nog wat extra maatregelen. Hoewel de maatregelen eenvoudig klinken, zorgden ze de voorbije maanden voor de nodige hoofdbrekens. Enerzijds bij de teams van Magister, die moesten zorgen dat het systeem scholen helpt om ook dit jaar soepel en gestroomlijnd te kunnen examineren. Anderzijds bij de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) die onder meer belast is met het verstrekken van de schriftelijke examens en het registreren van de resultaten.
Luisteren naar andere invalshoeken
Linda de Vries is Relatiemanager Primair en Voortgezet Onderwijs bij DUO. Linda is voortdurend in contact met partijen binnen de keten van het primair- en voortgezet onderwijs, vooral om de uitvoeringsconsequenties van wet- en regelgeving op tijd te laten landen in het veld. Linda: “Wij hebben sinds een aantal jaren voor iedere onderwijssector een ketenoverleg. Tijdens dat overleg treffen alle ketenpartijen elkaar. Denk daarbij aan een brede afspiegeling van het scholenveld, het Ministerie van OCW, de Onderwijsinspectie, de VO-raad. Maar ook partijen als Kennisnet en Magister.” Jos Kok houdt namens Magister contact met partijen als DUO en OCW en schuift ook aan bij het ketenoverleg. “Het is fijn om bij zo’n overkoepelend overleg te zitten”, vindt Jos. “Je hoort veel andere invalshoeken.” Linda: “Je moet elkaar leren kennen als partij om goed te kunnen begrijpen wat de impact van een bepaalde beslissing is op de ander. En je hebt elkaars inzichten nodig om het beleid goed uit te kunnen voeren.”
Analyseren
De afgelopen maanden zochten Jos en Linda elkaar ook buiten de vaste overlegsessies regelmatig op voor overleg omdat hun organisaties de nieuwe examenmaatregelen moesten vertalen naar hun registers en systemen. Linda: “In 2020 gingen de examens niet door. In september was duidelijk dat 2021 opnieuw een bijzonder schooljaar zou worden. Zeker toen in december duidelijk werd dat het examen niet conform planning door zou gaan en leerlingen meer tijd zouden krijgen om hun examens af te ronden. Toen zijn we de maatregelen eerst grondig gaan analyseren. Wat betekent dit voor onze registers? Welke wijzigingen moet we aanbrengen? Kunnen scholen straks uit de voeten met deze wijzigingen?”
"Ik wil weten of wij de nieuwe regels op de juiste manier interpreteren. In het examineringsproces mag niets fout gaan"
- Jos Kok, business analist bij Iddink Group.
Eerlijke, open dialoog
Ook bij Magister werden de nieuwe regels stevig onder de loep genomen. Jos: “Vaak vinden we in de nuance van dit soort regels net scenario’s waar nog niemand over nagedacht heeft. Daarom is onze eerlijke, open dialoog met DUO zo belangrijk. Ik wil weten of wij de nieuwe regels op de juiste manier interpreteren. In het examineringsproces mag niets fout gaan. Corona heeft al een gigantische impact op de draaiboeken van onze klanten. Daar komt deze examinering nog even bovenop. Scholen challengen ons daarom om een hoge mate van ondersteuning te bieden en zoveel mogelijk administratief werk bij ze weg te houden zodat het behapbaar voor ze blijft.” Linda: “Aan onze kant doen wij er álles aan om te zorgen dat de administratieve systemen van scholen niet gehinderd worden door wijzigingen in de regeling.”
Spreiding van examens
Een maatregel die het nodige overleg vergde, was de mogelijkheid om examen te spreiden over twee tijdvakken. Leerlingen kunnen een deel van het examen afleggen in het tweede tijdvak. Jos: “Opeens krijg je te maken met een spreiding van de afnames van examens in twee tijdvakken. Dat was nieuw. Zoiets moeten we dus ook ‘kwijt kunnen’ in Magister. Uiteindelijk hebben we in nauw overleg met DUO en OCW besloten om een extra tijdvak toe te voegen.” Linda: “Zo’n extra tijdvak moet je ook in de registers terugzien. De systemen van DUO en Magister moeten immers op elkaar aansluiten. Ook over een tijdje moet een school makkelijk een rapportage uit Magister kunnen draaien.” In de besluitvorming had niet iedereen direct begrepen wat de impact was van de verruiming van het tweede tijdvak, denkt Linda achteraf. “Dat beeld ontstond pas nadat we met elkaar in gesprek gingen. Het toevoegen van zo’n extra tijdvak door Magister is écht het resultaat van het delen van inzichten.”
"Het toevoegen van zo’n extra tijdvak door Magister is écht het resultaat van het delen van inzichten."
- Linda de Vries, relatiemanager Primair en Voortgezet Onderwijs bij DUO.
Uniforme antwoorden
De samenwerking tussen DUO en Magister gaat niet alleen over technische zaken, maar ook over communicatie. Linda: “We hebben met Magister te maken als het over de uitwisseling van inschrijvingen en resultaten gaat. Maar we raken elkaar ook in het contact met scholen. De helpdesk van Magister heeft contact met klanten. Wij communiceren onder meer via het Examenloket en onze telefonische helpdesk IPO. De antwoorden van DUO en Magister moeten helemaal uniform zijn. We willen één keer het juiste antwoord kunnen geven.” Dat scholen van het kastje naar de muur gestuurd worden, is ook het laatste dat Jos wil. “Dat is het meest vervelende dat je kan gebeuren in zo’n stressvolle periode. We nemen die stress weg door voor goede communicatie en duidelijke handleidingen te zorgen.”
Helemaal voorbereid
Zijn DUO en Magister klaar voor de examens? Linda en Jos beantwoorden die vraag met een volmondig ja. “We zijn klaar met de voorbereidingen”, zegt Linda. “Nu is het aan de scholen om het werkelijk uit te voeren. Het Servicedocument waar de school op vaart, moeten zo duidelijk mogelijk zijn. Scholen zien niet altijd hoeveel werk dat kost. Maar dat hoeft ook niet; wij hebben ons werk dit jaar goed gedaan als scholen nauwelijks iets van onze inspanningen merken.” Volgens Jos is ook Magister klaar voor “examens-nieuwe-stijl”. De scholen stellen nog wel veel vragen. Maar al die vragen kunnen helder beantwoord worden. “We organiseerden drie webinars voor klanten van Magister”, vertelt Jos. “Tijdens het eerste webinar werden we overspoeld met nieuwe vragen. Nu krijgen we ook nog veel vragen, maar het zijn bijna allemaal vragen die we al eens beantwoord hebben.” Aan de samenwerking, over de examens, tussen Jos en Linda lijkt voorlopig nog geen einde te komen. “Corona achtervolgt ons nog wel even”, denkt Jos. Linda: “Dit jaar leerden we dat zaken heel snel kunnen veranderen en dat er in een keer heel veel moet gebeuren. We moeten ook volgend jaar rekening houden met mogelijke aanpassingen. We houden de vinger aan de pols. En bij de start van volgend schooljaar gaan we kijken hoe we richting de examens van 2022 gaan.”
VO expert interview
