Voor de bekostiging van uw school is het belangrijk om te weten of alle mutaties in de schoolloopbaan van uw leerlingen zijn uitgewisseld met DUO. Magister biedt handige controlemogelijkheden waarmee u fouten voorkomt en overzicht houdt.
De voorbereidingen voor het nieuwe schooljaar zijn al in volle gang. Er worden prognoses gemaakt op basis van het verwachte aantal leerlingen, de schoolstructuur wordt in Magister klaargezet, de lessentabellen worden opnieuw vastgesteld en nog veel meer. Een hectische tijd waarin uw nieuwe leerlingen in Magister moeten worden ingeschreven en er voor nieuwkomers bewijsstukken moeten worden opgevraagd. Na de overgangsvergaderingen wordt uitgedokterd welke leerlingen in welke studie en klas volgend jaar onderwijs gaan volgen, en er worden leerlingen uitgeschreven.
Inschrijvingsberichten
Alle mutaties in de schoolloopbaan van een leerling worden automatisch via inschrijvingsberichten door Magister doorgegeven aan DUO. Elk inschrijvingsbericht levert ook een bekostigingsbericht op, zodat de school direct kan zien of de leerling voor voorlopige bekostiging in aanmerking komt. Via het overzichtsscherm DUO VO/VAVO is het mogelijk om direct te controleren of alle mutaties door DUO zijn goedgekeurd. Het is direct duidelijk welke inschrijvingsberichten nog een vervolgactie nodig hebben. Voor we het weten is het 1 oktober en zal de voorlopige bekostiging op basis van het leerlingaantal worden vastgesteld door het Ministerie van OCW.
Het is belangrijk om te weten of alle leerlingen met een juiste elementcode, leerjaar en bekostigingsstatus zijn uitgewisseld. Magister helpt u hierbij. Via Mijn DUO kan een OBO (overzicht basisregister onderwijs onderzoek) en/of een RO (registratieoverzicht) worden opgevraagd. Door gebruik te maken van de functionaliteit in Magister om een OBO en/of een RO te importeren en te vergelijken met de stand van zaken in Magister, kan er een controle worden gedaan op de juiste registratie en bekostiging van de leerlingen.
Problemen voorkomen en fouten herstellen
Door al in september een OBO en/of RO in Magister te importeren en te vergelijken, kunt u problemen met betrekking tot de bekostiging voor zijn en eventuele fouten herstellen. Mogelijke fouten zouden kunnen zijn dat de leerlingen nog een voorlopige aanmelding in het cursusjaar hebben, de leerling geen goedgekeurd DUO-inschrijvingsbericht heeft en/of bij de leerling is aangegeven dat er geen bekostiging nodig is. Daarnaast kent DUO een TBG-I (Terugmelding bekostigingsgrondslagen individueel). Het is mogelijk om het TBG-I in Magister te importeren. In het overzicht TBG-I treft u de individuele bekostigingsgrondslagen van de leerlingen aan uw school voor de reguliere bekostiging en, indien van toepassing, voor de nieuwkomerbekostiging. Het TBG-I wordt regelmatig door DUO klaargezet, zie voor data https://duo.nl/zakelijk/ .
Meer weten?
Met de controlemogelijkheden in Magister heeft u alle handvatten om overzicht te houden op uw bekostiging. Heeft u vragen over de inrichting voor een optimale verwerking? Neemt u dan contact op met training@magister.nl. Ook organiseert Magister regelmatig trainingen over allerlei onderwerpen die te maken hebben met uw bekostiging. Bekijk de landelijke trainingen of de mogelijkheden voor training op school.
